Tout document circulant au sein de votre entreprise doit être considéré avec prudence quand il s’agit de sa date de conservation. Depuis la mise en place du RGPD (Comment se conformer au RGPD ?), beaucoup s’interrogent sur les différentes durées légales afin de pouvoir gérer au mieux ses documents et ses archives.
ORECC vous dresse une liste mémo rapportant : les documents civils et commerciaux, les pièces comptables, les documents fiscaux, les documents sociaux et la gestion du personnel.
Documents civils et commerciaux : entre 3 et 30 ans
- Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
- Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans
- Documents bancaires : 5 ans
- Contrat conclu par voie électronique : 10 ans
- Documents de transport de marchandises : 5 ans
- Les déclarations en douane : 3 ans
- Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers : 30 ans.
- Police d’assurance : 2 ans après la fin du contrat
- Documents relatifs à la propriété intellectuelle : 5 ans après la protection
- Dossier d’un avocat : 5 ans après la fin du mandat
Documents fiscaux : 6 ans
- L’impôt sur le revenu et sur les sociétés
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
- Les bénéfices non commerciaux (BNC)
- Les impôts directs locaux
- La cotisation foncière des entreprises (CFE)
- La valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
- La taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc
Pour résumer : Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de contrôle, de communication, et d’enquête de l’administration : 6 ans
Documents et pièces comptables : 10 ans
Les livres, registres comptables, et pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, …) : 10 ans.
Documents sociaux : entre 3 et 10 ans
- Les statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation du RCS
- Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans.
- Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration : 3 ans.
Gestion du personnel : entre 1 et 5 ans
- Bulletin de paie : 5 ans
- Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié
- Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite : 5 ans
- Documents concernant des charges sociales et la taxe sur les salaires : 3 ans
- Comptes des heures des salariés, heures d’astreinte et compensation : 1 an
- Comptes des jours de travail des salariés (sous forfait) : 3 ans
- Mise en demeure et observation de l’inspection du travail : 5 ans
- Documents relatifs à un accident du travail : 5 ans
Bon tri d’archives !
